Welkomsttas bruiloft: wat erin gaat en hoe je ze in bulk bestelt

Welkomsttas bruiloft: wat erin gaat en hoe je ze met eigen opdruk bestelt

Een welkomsttas voor je bruiloft is het tasje dat je gasten krijgen zodra ze aankomen, meestal op hun hotelkamer of bij de receptie van de locatie. Er zit vaak iets te drinken in, wat lekkers, een streekproduct, een kort briefje en een paar praktische dingen zoals paracetamol of een plattegrondje. Het doel is simpel: je gasten het gevoel geven dat ze welkom zijn nog voordat het feest is begonnen.

Of je nu weddingplanner bent en voor meerdere bruiloften tegelijk inkoopt, locatiebeheerder die zich op het seizoen voorbereidt, of bruidspaar dat iets persoonlijkers wil dan een papieren zakje: in dit artikel staat wat je nodig hebt. We lopen langs de inhoud, de modellen die het beste werken en de manier waarop je bedrukte tassen in grotere aantallen bestelt zonder in te leveren op kwaliteit.

In ons eigen atelier maakt een team van dertig mensen elke bestelling met de hand, en we hebben genoeg bruidsparen meegemaakt om te weten waar het misgaat: van een handgedrukt monogram op een katoenen zakje tot trekkoordtasjes in precies de kleur van het bruidsboeket.

Waarom een welkomsttas meer doet dan je denkt

Een welkomsttas zet de toon. Wanneer een gast na een lange reis de hotelkamer binnenloopt en er ligt een doordacht tasje op het bed, verandert dat de hele avond. Het zegt: "we hebben aan je gedacht, fijn dat je er bent."

Los van het gevoel doen die tassen ook praktisch werk:

• Ze schelen vragen. Stop er het programma van het weekend in en het appen over begintijden houdt vanzelf op.
• Ze houden gasten op de been. Iets te drinken, iets te eten en een pijnstiller doen wonderen na een reisdag.
• Ze zijn een visitekaartje. Werk je als weddingplanner, dan is een mooi vormgegeven tas met je naam erop reclame die gasten mee naar huis nemen.
• Ze vervangen het bedankje. Veel stellen slaan een apart bedankje over en laten de welkomsttas dat werk doen, wat schelen in het budget geeft.

Voor planners die vijftien tot dertig bruiloften per jaar begeleiden, scheelt één vaste leverancier voor stoffen cadeauzakjes een hoop gedoe. Je bestelt in één keer, de kwaliteit blijft gelijk en wat overblijft gaat mee naar de volgende bruiloft.

Het juiste model kiezen voor je welkomsttassen

Niet elk model past bij elke bruiloft. Een feest in een schuur op het platteland vraagt om iets anders dan een diner op een dakterras in de stad. Hieronder de modellen die het vaakst gekozen worden, en wanneer ze het beste werken:

Voor de meeste bruiloften kom je uit bij een welkomsttasje met trekkoord en eigen opdruk of bij een lichte canvas schoudertas. Trekkoordzakjes geven dat verzorgde, uitgekozen gevoel. Een schoudertas is handiger zodra je zwaardere dingen erin doet, of wanneer je wilt dat gasten hem daarna blijven gebruiken, op het strand of bij de markt om de hoek.

Wat gaat er in de welkomsttas (checklist)

De beste welkomsttassen houden het midden tussen praktisch en persoonlijk. Dit zien we het vaakst terugkomen, ingedeeld per categorie zodat je kunt kiezen wat bij je budget past:

De basis (dit hoort er eigenlijk altijd in)

• Een flesje water, zeker bij een zomerbruiloft of als gasten van ver komen
• Iets te eten, een handje noten of een mueslireep; gasten komen hongerig aan
• Het programma van het weekend — op stevig papier, met tijden en adressen
• Een persoonlijk bedankje, met de hand geschreven of gedrukt met jullie namen

Leuk om toe te voegen

• Iets uit de streek, stroopwafels, Zeeuwse bolus, drop of een klein flesje streekbier
• Mini zonnebrand of lippenbalsem — handig bij een ceremonie buiten
• Katerpakket, paracetamol, pepermunt en een zakje elektrolyten (leuk in combinatie met een apart katerpakket-tasje)
• Koffie of thee, van een lokale brander is altijd een aardig gebaar
• Een flesopener of bierkoeler met opdruk — iets wat gasten daarna houden

Voor wie wil uitpakken

• Een kleine geurkaars, passend bij de sfeer van de dag
• Een wijnstopper met gravure
• Een toilettas met monogram, die daarna dienstdoet als cadeau voor je bruidsmeisjes; kijk bij onze toilettassen met eigen logo
• Iets van een lokale maker — honing, jam of een potje mosterd

Hoeveel welkomsttassen heb je nodig?

Hier gaat het bij bijna iedereen mis. De regel is: tel kamers, geen gasten. Een stel dat een kamer deelt, krijgt één tas. Een gezin van vier op één kamer ook. Wie alleen reist, krijgt er een voor zichzelf.

Een snelle rekensom:

We raden altijd aan om tien tot vijftien procent extra te bestellen. In een grotere bestelling kost dat weinig, maar het scheelt je een hoop stress als er op het laatste moment gasten bijkomen, of als je ook de fotograaf, de dj en de mensen van de locatie iets in handen wilt drukken.

Het budget voor je welkomsttassen

Je kosten vallen uiteen in twee delen: de tas zelf en wat erin gaat.

De tas

Bedrukte katoenen of canvas tassen zijn in grotere aantallen verrassend schappelijk. Wat je betaalt hangt af van het gewicht van de stof, het formaat, hoe ingewikkeld de opdruk is (één kleur of full colour) en hoeveel je er bestelt. Hoe hoger het aantal, hoe lager de prijs per tas. Kijk in onze collectie bruiloftstassen welke modellen er zijn en vraag een offerte aan voor jouw aantal.

De inhoud

De inhoud bepaalt het grootste deel van je uitgave, en daar zit ook de meeste ruimte om te schuiven. Hieronder drie niveaus die we in de praktijk zien:

Tip uit ons atelier: veel planners bestellen de tassen en de inhoud apart. De tassen komen bedrukt en klaar aan, en de planner of een helper vult ze de dag ervoor ter plekke. Dat houdt de kosten laag en je houdt zelf de regie over de versheid, want niemand zit te wachten op een muffe mueslireep.

Je welkomsttassen persoonlijk maken

De opdruk maakt het verschil tussen een willekeurig zakje en iets wat gasten bewaren. Dit werkt goed:

• Jullie namen en de trouwdatum, klassiek en altijd raak
• Een monogram of wapen, voor een formelere uitstraling
• Een tekening van de locatie — een lijntekening van het pand, de skyline of iets uit de omgeving
• "Welkom in [plaatsnaam]", fijn wanneer gasten van ver komen en de omgeving nog niet kennen
• Een knipoog, zoals "eerst een tasje, dan een taartje" of "fijn dat jullie er zijn"

Voor ontwerpen in één kleur gebruiken we zeefdruk, dat geeft scherpe lijnen en gaat lang mee, en voor full colour met verlopen of foto's zetten we DTG in. Twijfel je welke techniek bij jouw ontwerp past, kijk dan bij onze katoenen tassen van 220 g/m² om te bedrukken en wat daarop mogelijk is.

Wanneer bestellen (planning voor weddingplanners)

Timing telt, zeker bij bedrukte tassen in specifieke kleuren. Dit is de planning die we aanraden:

Elke opdruk wordt bij ons met de hand gecontroleerd voordat hij het atelier verlaat, dus wat je op de proef hebt goedgekeurd is ook wat je krijgt. Geen verrassingen met kleuren die net niet kloppen.

Weekendbruiloft en gasten uit het buitenland

Juist bij een weekendbruiloft of bij gasten die uit het buitenland komen, laat een welkomsttas zich van zijn beste kant zien. Die mensen hebben gereisd om erbij te zijn; iets klaarzetten op de kamer is dan een klein gebaar met veel effect.

Een paar dingen die daarbij helpen:

• Doe er een plattegrondje bij — met de cafés, restaurants en plekken die jullie zelf leuk vinden
• Denk aan het weer, zonnebrand en aftersun bij een zomerfeest, iets warms bij een bruiloft in het najaar
• Kies een schoudertas in plaats van een zakje. Gasten gebruiken hem tijdens het weekend voor het strand of een dagje uit; onze canvas tassen uit de groothandel zijn hier populair voor
• Hou het licht — gasten sjouwen al met koffers. Blijf onder de anderhalve kilo per tas
• Laat rechtstreeks bezorgen, we leveren grotere bestellingen op elk adres, ook direct bij het hotel of de feestlocatie

Welkomsttas of bedankje: heb je beide nodig?

Kort antwoord: meestal niet. Veel stellen combineren de twee, waarbij de welkomsttas tegelijk het bedankje is. Als die tas goed gevuld en verzorgd is, missen gasten aan tafel echt niets.

Toch kiezen sommige stellen bewust voor allebei:

• De welkomsttas bij aankomst → praktische spullen, iets te eten, het programma
• Een klein bedankje bij het diner → bijvoorbeeld een katoenen bedankzakje van 15 x 20 cm met een kaars, bonbons of bloemzaad

Kies je voor twee, houd het bedankje dan klein en de welkomsttas ruimer. Zo blijven de kosten in de hand en heeft elk tasje een eigen rol op de dag.

Duurzame keuzes voor bewuste stellen

Steeds meer stellen vragen naar duurzamere opties. Het goede nieuws: katoen en canvas zijn van zichzelf herbruikbaar en composteerbaar, in tegenstelling tot plastic of gelamineerd papier dat na één keer bij het restafval belandt.

Zo maak je je welkomsttassen groener:

• Kies ongebleekt, ongeverfd katoen of canvas, dat heeft de kleinste voetafdruk
• Laat plastic binnenin weg — kies snacks in papier, een fles die mee terug kan of bamboe bestek
• Druk met inkt op waterbasis, wij werken met inkten zonder schadelijke oplosmiddelen
• Zet gasten aan tot hergebruik, met een labeltje: "deze tas mag mee naar de markt of de sportschool"

Een naturel katoenen trekkoordtas met een opdruk op waterbasis is precies zo'n ding dat gasten houden: aan de kapstok voor de boodschappen, mee op reis, of als zakje voor groente en fruit.

Vullen en bezorgen van de tassen

Het vullen en afleveren is het onderdeel dat het vaakst wordt onderschat. Zo pakken ervaren planners het aan:

1. Richt een vulstraat in — een grote tafel, alles op volgorde uitgestald, en werk met twee of drie mensen in een lijn.
2. Gebruik vloeipapier of houtwol, dan ziet de tas er vol en verzorgd uit als hij opengaat.
3. Hang er een naamlabel aan. Met de naam van de gast erop kan het hotel de tassen per kamer sorteren.
4. Bel het hotel van tevoren — vraag hoe zij omgaan met bezorging voor gasten. De meeste hotels leggen de tassen graag op de kamer, maar willen een tijdvak en een gastenlijst.
5. Lever een of twee dagen voor aankomst, niet op de ochtend zelf. Het hotel heeft tijd nodig om alles te sorteren.

Veelgestelde vragen over welkomsttassen

Wat je uiteindelijk betaalt hangt af van het aantal, de gekozen personalisatie en de actuele materiaalprijzen. Neem contact op voor een offerte die klopt voor jouw bruiloft.

Meer lezen

• Stoffen cadeauzakjes met eigen opdruk
• Cadeautasjes voor je bruidsmeisjes
• Welkomsttassen voor bruiloften en feesten
• Bedankzakjes voor bruiloftsgasten